Programmer la diffusion de messages dans Teams – 1ère Partie


Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leoL’objectif de ce tutoriel est de vous montrer comment mettre en place un système de publication programmé dans vos équipes Teams. Plûtot que d’envoyer une publication instantanée, je vous proposer de mettre en place une solution qui permet de définir la date et le jour de publication de vos messages dans vos équipes Teams.

Les éléments que nous allons utiliser et mettre en place.

  • Une Microsoft List
  • Un flux Power Automate

Cette première version, publiera mon message dans toutes les équipes pour lequel je suis soit membre, soit propriétaire.

Nous verrons dans des tutoriels suivants, comment cibler certaines équipes. Un peu de patiente !

Tout d’abord la mise en place d’une liste via Microsoft List

Lists 
Permet aux utilisateurs de créer, 
partager et suivre les données dans 
des listes.

 

 

Création d’une liste « Vierge »

Créer une liste 
Liste vierge 
Modèles 
Suivi des problèmes 
Suivi de recrutement 
À partir d'Excel 
À partir d'une li... 
Intégration des employés 
Demandes de déplacement 
9 
Itinéraire de l'événement 
Suivi de la progression des 
x 
5687156 
1649786 
5564512 
Gestionnaire de biens 
Planificateur de contenu

 

x 
Publications Teams 
Description 
Permet de programmer mes publications dans mes équipes Teams 
Choisissez une couleur 
Choisir une icône 
Enregistrer dans • 
Mes listes 
< Précédent 
Annuler

 

Il va falloir maintenant mettre en place les colonnes nécessaires à notre traitement

 

  • Titre : Colonne existante, va nous servir pour définir le sujet de notre publication
  • Contenu : Colonne de plusieurs ligne, avec du contenu enrichi (images, tableaux, hyperliens), colonne obligatoire
  • Diffusion : Colonne de type Date et heure, incluant l’heure, colonne non obligatoire
  • Traitement : Colonne de type texte, colonne non obligatoire, valeur par défaut « En attente »

Contenu
Nom 
Contenu 
Description 
Type 
Plusieurs lignes de texte 
Valeur par défaut 
Entrez une valeur par défaut 
Utiliser la valeur calculée Q) 
Plus d'options v 
IJtiliser le texte enrichi amélioré (texte enrichi 
avec des images, des tableaux et des liens 
hypertexte) 
Oui 
Ajouter les modifications au texte existant 
Non 
Exiger que cette colonne contienne des 
informations 
Oui

Diffusion
Nom 
Diffusion 
Description 
Type 
Date et heure 
Inclure l'heure 
Oui 
Format convivial 
Non 
Valeur par défaut 
Aucun 
Utiliser la valeur calculée 
plus d'options v 
Exiger que cette colonne contienne des 
informations 
Non 
Appliquer des valeurs uniques 
@D Non 
Validation de colonne v

Traitement
Nom 'k 
Traitement 
Description 
Type 
Une ligne de texte 
Valeur par défaut 
En attente 
Utiliser la valeur calculée 
Plus d'options v 
Nombre maximal de caractères 
255 
Exiger que cette colonne contienne des 
informations 
@D Non 
Appliquer des valeurs uniques 
CD Non 
Validation de colonne v

Remarque : Nous venons de créer une Microsoft List dans notre espace personnel !  Pour rappel, chaque utilisateur de Microsoft 365 possède son propre site SharePoint : https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu

Cet espace personnel, hébergeait déjà votre OneDrive, et maintenant vos listes Microsoft

Il est important de vérifier que les paramètres régionaux de cet espace sont correctement configurés, car nous allons jouer avec des dates de publication, et il serait dommage d’être face à un problème de fuseau horaire.

 

Voici le lien pour régler les paramètres régionaux de vos listes SharePoint et votre OneDrive

https://xxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu/_layouts/15/regionalsetng.aspx

 

Paramètres du site 
Fuseau horaire 
Fuseau horaire 
Sélectionnez le fuseau horaire standard. 
Région 
Paramètres régionaux 
Paramètres régionaux (D 
Sélectionnez des paramètres régionaux dans la liste pour spécifier la façon dont le 
site affiche les chiffres, dates et heures. 
Ordre de tri 
Spécifiez l'ordre de tri. 
Définir 'n)tre calendrier 
Spécifiez le type de calendrier. 
Activer un calendrier de substitution 
Indiquez un calendrier secondaire qui fournit des informations complémentaires sur 
les fonctionnalités du calendrier. 
Définir votre semaine de travail 
Sélectionnez les jours compris dans votre semaine de travail, ainsi que le premier 
jour de chaque semaine de travail. 
Format de l•heure 
Spécifiez si vous voulez utiliser une horloge de 12 ou de 24 heures. 
Fuseau horaire : 
Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris 
Paramètres régionaux 
Fran is (France) 
Ordre de tri : 
Français 
Calendrier : 
Grégorien 
Afficher le numéro des semaines dans le navigateur de dates 
Calendrier de substitution : 
Aucun 
ÛQim awn aven 
premier jour de la semaine 
première semaine de l'année : 
Format de l'heure : 
Lundi v 
Commence le 1er 'anvier 
V 
Heure de début : 
Heure de fin : 
08:00 v 
IG7:oo v

Création du flux de publication

 

o 
Power Automate 
Automatisez les tâches fastidieuses 
en créant des workflows entre vos 
applications, fichiers et données.

 

Power Automate 
Accueil 
Éléments d'action v 
Mes fl ux 
Créer 
Modèles 
Connecteurs 
+ Nouveau v Importer 
Créer à partir d'un modèle 
Créer à partir d'un modèle Visio 
+ Automatisé - à partir de zéro 
Instantané - à partir de zéro 
Planifié - à partir de zéro 
Tout nouveau flux ILI 
Processus métier, à partir de zéro

 

On va donc créer un flux Planifié, à partir de zéro

 

Créer un flux planifié 
Nom du flux 
Diffusions Programmées Teams 
x 
Exécuter ce flux • 
Démarrage en 
o 
Répéter tou(te)s I 
Ce flux s'exécute : 
Toutes les jour 
Restez facilement informé de ce qui est important : choisissez 
l'heure et la fréquence d'exécution du flux. 
Exemples : 
• Automatiser les rappels d'équipe pour envoyer des états de 
dépenses 
• Sauvegarder automatiquement les données dans le stockage 
désigné à intervalles réguliers 
01/11/20 
Jour 
Ignorer 
11:00 AM 
Annuler

 

Dans un premier temps, je défini la fréquence de mon flux, à une fois par jour, sur base de la date du jour et d’une heure arrondie !

Cette fréquence sera revue par la suite, en fonction de la précision que vous souhaitez pour l’envoi de vos publications.

 

Si je programme une publication pour demain à 09h35, si mon flux tourne une fois par jour à 11h00, mon message sera publié à 11h00 et non 09h35, donc 1h25 de décalage.  Si je programme mon flux pour tourner toutes les heures, mon message sera publié demain à 10h00, donc 25 minutes de décalage.  Si je programme mon flux pour tourner toutes les 10 minutes, mon message sera publié demain à 09h40, donc un décalage de 5 minutes.  Etc …

Plus votre fréquence sera courte, moins de décalage vous aurez, mais n’oubliez pas que vous avez droit à 2000 exécution de flux par jour maximum. Il faut donc trouver un juste milieu entre le nombre d’exécutions inutiles et le décalage accepté.  Une répétition toutes les 5 minutes occasionne 288 exécution journalière.

 

O Recurrence 
Intervalle 
Fuseau horaire 
Heure de début 
Aux heures indiquées 
Aux minutes indiquées 
Aperçu 
Fréquence 
Jour 
Exemple 10 
Entrez des valeurs de minute valides (de O à 59), séparées par une virgule : par 
S'exécute le/à chaquejour 
Masquer les options avancées 
+ Nouvelle 
étape 
Enregistrer

 

L’étape suivante est de définir les paramètres du fuseau horaire sur lequel votre flux doit tourner, pour correspondre au fuseau horaire défini sur votre liste !

Mon environnement Power Automate est défini dans la langue Française.  Les termes utilisés sont donc francophone.

 

Lors de l’ajoute de mon action, je cherche sur le terme « Fuseau », et on me propose l’action « Convertir le fuseau horaire » du connecteur « Date/heure »

Choisir une action 
x 
fuseau 
Tout Prédéfini 
Date/heure 
Déclencheurs 
Standard 
Actions 
Premium 
Personnalisé 
Mon Presse-papiers 
Voir plus 
Convertir le fuseau horaire 
Date/heure 
Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? 
Aidez-nous à choisir les prochains connecteurs et déclencheurs à ajouter avec UserVoice

 

 

O Convertir le fuseau horaire 
Heure de base 
• Fuseau horaire source 
Fuseau horaire de 
destination 
Chaine de format 
(UTC) Temps universel coordonné 
(UTC+OI:OO) Bruxelles, Copenhague, Madrid. Paris 
x

 

utcNow() est une expression qui retourne la date et l’heure système actuelle, au format universel.

On va donc convertir ce format sur un autre fuseau horaire pour le faire correspondre à celui de mon espace personnel, UTC+01 – Bruxelles

Et on va formater la valeur pour quelle corresponde à ce que les listes Microsoft supportent : yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ

 

Ensuite, je vais initialiser une variable de type chaine de caractères « DateTimeNow » pour sauvegarder la date et heure actuelle formatée correctement

{x} 
Initialiser la variable 
Nom 
Type 
Valeur 
DateTimeNow 
Chaine 
Heure convertie x

 

Maintenant, il faut récupérer tous les éléments de ma liste Microsoft qui doivent faire l’objet d’une publication dans Teams.

Ma logique est donc de récupérer tous les éléments dont

  • La colonne « Traitement » est égale à la valeur « En attente »
  • La colonne « Diffusion » doit être plus petite ou égale à la date et heure actuelle

 

Rappel : Une Microsoft List est avant tout une liste SharePoint, je vais donc utiliser l’action « Obtenir les éléments » du connecteur « SharePoint »

 

Obtenir les éléments 
• Adresse du site 
• Nom de la liste 
Limiter les entrées au 
dossier 
Inclure les éléments 
imbriques 
Requête de filtre 
Trier par 
Jusqu'au nombre 
d'échantillons 
Exemple https.'/contoso_sharepoint.com/sites/sitename 
Nom de liste Sharepoint 
Sélectionner un dossier ou vide pour l'ensemble de la liste 
Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur par défau v 
Requête de filtre ODATA permettant de restreindre les entrées retournées (par 
Requête order8y ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. 
Nombre total d'entrées à récupérer (par défaut tous). 
Limiter les colonnes par Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des col' V 
Masquer les options avancées A

 

  • L’adresse du site : Il attend l’url de votre espace personnel , dans mon cas https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu
  • Nom de la liste, quand vous allez introduire manuellement l’adresse du site, il devrait vous proposez les Microsoft List disponibles : Publications Teams
  • Requête de filtre : On va introduire une requête pour récupérer uniquement les éléments à traiter : Traitement eq ‘En attente’ and Diffusion le ‘{x}DateTimeNow’

 

Obtenir les éléments 
Adresse du site 
Nom de la liste 
Limiter les entrées au 
dossier 
Inclure les éléments 
imbriqués 
Requête de filtre 
Trier par 
Jusqu'au nombre 
d'échantillons 
https://stfr6140-my.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu 
Publications Teams 
Sélectionner un dossier ou laisser vide pour l'ensemble de la liste 
x 
Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur par défaut v 
DateTimeNcw x 
Traitement eq 'En attente' and Diffusion le 
Requête orderBy ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. 
Limiter les colonnes par Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des colc V 
Masquer les options avancées

 

{x}DateTimeNow est ma variable contenant la date et heure actuelle formatée sur le bon fuseau horaire !

Je limite aussi le nombre de résultat remontés à 1000

 

A ce stade-là, je vous invite à sauvegarder votre flux !!!!

Voici un aperçu globale du flux

Recurrence 
Convertir le fuseau horaire 
• Heure de base 
• Fuseau horaire source 
• Fuseau horaire de 
Chaine de format 
(UTC) Temps universel coordonné 
(UTC*OIOO) Bruxelles. Copenhague, E%drid. Paris 
{x} 
Initialiser la variable 
Type 
Valeur 
DateTimeN0w 
Heure convertie x 
Obtenir les éléments 
• Adresse du site 
de la liste 
Limiter entrées au 
Inclure les éléments 
de filtre 
Trier par 
Jusqu'au nombre 
https://stfr6140-my.sharepoint.com/personaVarna 
Publications Teams 
Sélectionner un dossier ou laisser vide pour l'ensemble de la liste 
x 
Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur défaut V 
DateTimeNow x . 
Traitement eq 'En attente' ara Diffusion le 
Requéte order8y ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. 
Limiter colonnes Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des colt V 
Masquer les options avancées

 

L’action « Obtenir les éléments » va me remonter une collection d’éléments qui répondent à mon filtre.  Il  y a peut-être un élément, peut-être plusieurs, peut-être aucun.  Quoiqu’il en soit, je dois les traiter un par un, et je vais donc avoir besoin d’effectuer une boucle itérative sur chaque élément remonté.

 

Appliquer à chacun 
• Sélectionnez un résultat rtir des éta 
récédentes 
Sélectionnez un résultat partir des étapes précédentes est recuis. 
une action

 

Je dois lui dire de boucler sur les valeurs remontée par l’action précédente

 

Appliquer chacun 
Sélecta-•nez un résultat rtir des 
Ajouter du contenu dynamique 
Aouter une action 
Nouvelle 
étape 
Enregistrer 
contenu dynamûue des et Masquer 
des cmœcteurs utilisés dans ce flux. 
Contenu dynamique Expression 
Rechercher du contenu dynamique 
Variables 
Obtenir les éléments 
Liste d'éléments

 

Toutes les actions suivantes vont se faire au sein de la boucle « Appliquer à chacun »

 

La première action est de récupérer le détail de l’élément en cours dans une itération.  Cet élément pour rappel est un élément de ma liste Microsoft, donc un élément SharePoint.

 

Appliquer à chacun 
résultat des ét 
Obtenir l'élément 
du site 
• Nom de la liste 
Exemple : https://contoso.sharepoint.com/sites/sitename 
Nom de liste SharePoint 
Identificateur unique d'un élément à récupérer 
Afficher les options avancées 
AJ 
une action

 

  • L’adresse du site : Il attend l’url de votre espace personnel , dans mon cas https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu
  • Nom de la liste, quand vous allez introduire manuellement l’adresse du site, il devrait vous proposez les Microsoft List disponibles : Publications Teams