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Programmer la diffusion de messages dans Teams – 1ère Partie

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Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leoL’objectif de ce tutoriel est de vous montrer comment mettre en place un système de publication programmé dans vos équipes Teams. Plûtot que d’envoyer une publication instantanée, je vous proposer de mettre en place une solution qui permet de définir la date et le jour de publication de vos messages dans vos équipes Teams.

Les éléments que nous allons utiliser et mettre en place.

  • Une Microsoft List
  • Un flux Power Automate

Cette première version, publiera mon message dans toutes les équipes pour lequel je suis soit membre, soit propriétaire.

Nous verrons dans des tutoriels suivants, comment cibler certaines équipes. Un peu de patiente !

Tout d’abord la mise en place d’une liste via Microsoft List

Lists Permet aux utilisateurs de créer, partager et suivre les données dans des listes.

 

 

Création d’une liste « Vierge »

Créer une liste Liste vierge Modèles Suivi des problèmes Suivi de recrutement À partir d'Excel À partir d'une li... Intégration des employés Demandes de déplacement 9 Itinéraire de l'événement Suivi de la progression des x 5687156 1649786 5564512 Gestionnaire de biens Planificateur de contenu

 

x Publications Teams Description Permet de programmer mes publications dans mes équipes Teams Choisissez une couleur Choisir une icône Enregistrer dans • Mes listes < Précédent Annuler

 

Il va falloir maintenant mettre en place les colonnes nécessaires à notre traitement

 

  • Titre : Colonne existante, va nous servir pour définir le sujet de notre publication
  • Contenu : Colonne de plusieurs ligne, avec du contenu enrichi (images, tableaux, hyperliens), colonne obligatoire
  • Diffusion : Colonne de type Date et heure, incluant l’heure, colonne non obligatoire
  • Traitement : Colonne de type texte, colonne non obligatoire, valeur par défaut « En attente »

Contenu
Nom Contenu Description Type Plusieurs lignes de texte Valeur par défaut Entrez une valeur par défaut Utiliser la valeur calculée Q) Plus d'options v IJtiliser le texte enrichi amélioré (texte enrichi avec des images, des tableaux et des liens hypertexte) Oui Ajouter les modifications au texte existant Non Exiger que cette colonne contienne des informations Oui

Diffusion
Nom Diffusion Description Type Date et heure Inclure l'heure Oui Format convivial Non Valeur par défaut Aucun Utiliser la valeur calculée plus d'options v Exiger que cette colonne contienne des informations Non Appliquer des valeurs uniques @D Non Validation de colonne v

Traitement
Nom 'k Traitement Description Type Une ligne de texte Valeur par défaut En attente Utiliser la valeur calculée Plus d'options v Nombre maximal de caractères 255 Exiger que cette colonne contienne des informations @D Non Appliquer des valeurs uniques CD Non Validation de colonne v

Remarque : Nous venons de créer une Microsoft List dans notre espace personnel !  Pour rappel, chaque utilisateur de Microsoft 365 possède son propre site SharePoint : https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu

Cet espace personnel, hébergeait déjà votre OneDrive, et maintenant vos listes Microsoft

Il est important de vérifier que les paramètres régionaux de cet espace sont correctement configurés, car nous allons jouer avec des dates de publication, et il serait dommage d’être face à un problème de fuseau horaire.

 

Voici le lien pour régler les paramètres régionaux de vos listes SharePoint et votre OneDrive

https://xxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu/_layouts/15/regionalsetng.aspx

 

Paramètres du site Fuseau horaire Fuseau horaire Sélectionnez le fuseau horaire standard. Région Paramètres régionaux Paramètres régionaux (D Sélectionnez des paramètres régionaux dans la liste pour spécifier la façon dont le site affiche les chiffres, dates et heures. Ordre de tri Spécifiez l'ordre de tri. Définir 'n)tre calendrier Spécifiez le type de calendrier. Activer un calendrier de substitution Indiquez un calendrier secondaire qui fournit des informations complémentaires sur les fonctionnalités du calendrier. Définir votre semaine de travail Sélectionnez les jours compris dans votre semaine de travail, ainsi que le premier jour de chaque semaine de travail. Format de l•heure Spécifiez si vous voulez utiliser une horloge de 12 ou de 24 heures. Fuseau horaire : Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris Paramètres régionaux Fran is (France) Ordre de tri : Français Calendrier : Grégorien Afficher le numéro des semaines dans le navigateur de dates Calendrier de substitution : Aucun ÛQim awn aven premier jour de la semaine première semaine de l'année : Format de l'heure : Lundi v Commence le 1er 'anvier V Heure de début : Heure de fin : 08:00 v IG7:oo v

Création du flux de publication

 

o Power Automate Automatisez les tâches fastidieuses en créant des workflows entre vos applications, fichiers et données.

 

Power Automate Accueil Éléments d'action v Mes fl ux Créer Modèles Connecteurs + Nouveau v Importer Créer à partir d'un modèle Créer à partir d'un modèle Visio + Automatisé - à partir de zéro Instantané - à partir de zéro Planifié - à partir de zéro Tout nouveau flux ILI Processus métier, à partir de zéro

 

On va donc créer un flux Planifié, à partir de zéro

 

Créer un flux planifié Nom du flux Diffusions Programmées Teams x Exécuter ce flux • Démarrage en o Répéter tou(te)s I Ce flux s'exécute : Toutes les jour Restez facilement informé de ce qui est important : choisissez l'heure et la fréquence d'exécution du flux. Exemples : • Automatiser les rappels d'équipe pour envoyer des états de dépenses • Sauvegarder automatiquement les données dans le stockage désigné à intervalles réguliers 01/11/20 Jour Ignorer 11:00 AM Annuler

 

Dans un premier temps, je défini la fréquence de mon flux, à une fois par jour, sur base de la date du jour et d’une heure arrondie !

Cette fréquence sera revue par la suite, en fonction de la précision que vous souhaitez pour l’envoi de vos publications.

 

Si je programme une publication pour demain à 09h35, si mon flux tourne une fois par jour à 11h00, mon message sera publié à 11h00 et non 09h35, donc 1h25 de décalage.  Si je programme mon flux pour tourner toutes les heures, mon message sera publié demain à 10h00, donc 25 minutes de décalage.  Si je programme mon flux pour tourner toutes les 10 minutes, mon message sera publié demain à 09h40, donc un décalage de 5 minutes.  Etc …

Plus votre fréquence sera courte, moins de décalage vous aurez, mais n’oubliez pas que vous avez droit à 2000 exécution de flux par jour maximum. Il faut donc trouver un juste milieu entre le nombre d’exécutions inutiles et le décalage accepté.  Une répétition toutes les 5 minutes occasionne 288 exécution journalière.

 

O Recurrence Intervalle Fuseau horaire Heure de début Aux heures indiquées Aux minutes indiquées Aperçu Fréquence Jour Exemple 10 Entrez des valeurs de minute valides (de O à 59), séparées par une virgule : par S'exécute le/à chaquejour Masquer les options avancées + Nouvelle étape Enregistrer

 

L’étape suivante est de définir les paramètres du fuseau horaire sur lequel votre flux doit tourner, pour correspondre au fuseau horaire défini sur votre liste !

Mon environnement Power Automate est défini dans la langue Française.  Les termes utilisés sont donc francophone.

 

Lors de l’ajoute de mon action, je cherche sur le terme « Fuseau », et on me propose l’action « Convertir le fuseau horaire » du connecteur « Date/heure »

Choisir une action x fuseau Tout Prédéfini Date/heure Déclencheurs Standard Actions Premium Personnalisé Mon Presse-papiers Voir plus Convertir le fuseau horaire Date/heure Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? Aidez-nous à choisir les prochains connecteurs et déclencheurs à ajouter avec UserVoice

 

 

O Convertir le fuseau horaire Heure de base • Fuseau horaire source Fuseau horaire de destination Chaine de format (UTC) Temps universel coordonné (UTC+OI:OO) Bruxelles, Copenhague, Madrid. Paris x

 

utcNow() est une expression qui retourne la date et l’heure système actuelle, au format universel.

On va donc convertir ce format sur un autre fuseau horaire pour le faire correspondre à celui de mon espace personnel, UTC+01 – Bruxelles

Et on va formater la valeur pour quelle corresponde à ce que les listes Microsoft supportent : yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ

 

Ensuite, je vais initialiser une variable de type chaine de caractères « DateTimeNow » pour sauvegarder la date et heure actuelle formatée correctement

{x} Initialiser la variable Nom Type Valeur DateTimeNow Chaine Heure convertie x

 

Maintenant, il faut récupérer tous les éléments de ma liste Microsoft qui doivent faire l’objet d’une publication dans Teams.

Ma logique est donc de récupérer tous les éléments dont

  • La colonne « Traitement » est égale à la valeur « En attente »
  • La colonne « Diffusion » doit être plus petite ou égale à la date et heure actuelle

 

Rappel : Une Microsoft List est avant tout une liste SharePoint, je vais donc utiliser l’action « Obtenir les éléments » du connecteur « SharePoint »

 

Obtenir les éléments • Adresse du site • Nom de la liste Limiter les entrées au dossier Inclure les éléments imbriques Requête de filtre Trier par Jusqu'au nombre d'échantillons Exemple https.'/contoso_sharepoint.com/sites/sitename Nom de liste Sharepoint Sélectionner un dossier ou vide pour l'ensemble de la liste Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur par défau v Requête de filtre ODATA permettant de restreindre les entrées retournées (par Requête order8y ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. Nombre total d'entrées à récupérer (par défaut tous). Limiter les colonnes par Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des col' V Masquer les options avancées A

 

  • L’adresse du site : Il attend l’url de votre espace personnel , dans mon cas https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu
  • Nom de la liste, quand vous allez introduire manuellement l’adresse du site, il devrait vous proposez les Microsoft List disponibles : Publications Teams
  • Requête de filtre : On va introduire une requête pour récupérer uniquement les éléments à traiter : Traitement eq ‘En attente’ and Diffusion le ‘{x}DateTimeNow’

 

Obtenir les éléments Adresse du site Nom de la liste Limiter les entrées au dossier Inclure les éléments imbriqués Requête de filtre Trier par Jusqu'au nombre d'échantillons https://stfr6140-my.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu Publications Teams Sélectionner un dossier ou laisser vide pour l'ensemble de la liste x Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur par défaut v DateTimeNcw x Traitement eq 'En attente' and Diffusion le Requête orderBy ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. Limiter les colonnes par Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des colc V Masquer les options avancées

 

{x}DateTimeNow est ma variable contenant la date et heure actuelle formatée sur le bon fuseau horaire !

Je limite aussi le nombre de résultat remontés à 1000

 

A ce stade-là, je vous invite à sauvegarder votre flux !!!!

Voici un aperçu globale du flux

Recurrence Convertir le fuseau horaire • Heure de base • Fuseau horaire source • Fuseau horaire de Chaine de format (UTC) Temps universel coordonné (UTC*OIOO) Bruxelles. Copenhague, E%drid. Paris {x} Initialiser la variable Type Valeur DateTimeN0w Heure convertie x Obtenir les éléments • Adresse du site de la liste Limiter entrées au Inclure les éléments de filtre Trier par Jusqu'au nombre https://stfr6140-my.sharepoint.com/personaVarna Publications Teams Sélectionner un dossier ou laisser vide pour l'ensemble de la liste x Retourner les entrées contenues dans les sous-dossiers (valeur défaut V DateTimeNow x . Traitement eq 'En attente' ara Diffusion le Requéte order8y ODATA pour spécifier l'ordre des entrées. Limiter colonnes Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des colt V Masquer les options avancées

 

L’action « Obtenir les éléments » va me remonter une collection d’éléments qui répondent à mon filtre.  Il  y a peut-être un élément, peut-être plusieurs, peut-être aucun.  Quoiqu’il en soit, je dois les traiter un par un, et je vais donc avoir besoin d’effectuer une boucle itérative sur chaque élément remonté.

 

Appliquer à chacun • Sélectionnez un résultat rtir des éta récédentes Sélectionnez un résultat partir des étapes précédentes est recuis. une action

 

Je dois lui dire de boucler sur les valeurs remontée par l’action précédente

 

Appliquer chacun Sélecta-•nez un résultat rtir des Ajouter du contenu dynamique Aouter une action Nouvelle étape Enregistrer contenu dynamûue des et Masquer des cmœcteurs utilisés dans ce flux. Contenu dynamique Expression Rechercher du contenu dynamique Variables Obtenir les éléments Liste d'éléments

 

Toutes les actions suivantes vont se faire au sein de la boucle « Appliquer à chacun »

 

La première action est de récupérer le détail de l’élément en cours dans une itération.  Cet élément pour rappel est un élément de ma liste Microsoft, donc un élément SharePoint.

 

Appliquer à chacun résultat des ét Obtenir l'élément du site • Nom de la liste Exemple : https://contoso.sharepoint.com/sites/sitename Nom de liste SharePoint Identificateur unique d'un élément à récupérer Afficher les options avancées AJ une action

 

  • L’adresse du site : Il attend l’url de votre espace personnel , dans mon cas https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu
  • Nom de la liste, quand vous allez introduire manuellement l’adresse du site, il devrait vous proposez les Microsoft List disponibles : Publications Teams