Programmer la diffusion de messages dans Teams – 2ème Partie


Dans un tutoriel précédent, nous avions mis en place une solution de programmation de vos publications vers le canal Général de toutes vos équipes.  Cette solution ne permettait pas de cibler les équipes et canaux de destination. 

 

Je vous propose donc, sur base des éléments déjà créés, de compléter la solution pour permettre de cibler les équipes et canaux souhaités.

 

Voici la liste de nos étapes

 

  • Construire un répertoire des équipes et canaux Teams auxquels j’ai accès (Microsoft List)
  • Adapter ma liste des messages Teams
  • Modifier mon flux de publication programmé

 

 

Tout d’abord la mise en place d’une liste automatique via Microsoft List pour répertorier vos équipes et canaux

 

Lists 
Permet aux utilisateurs de créer, 
partager et suivre les données dans 
des listes.

 

 

Création d’une liste « Vierge »

Créer une liste 
Liste vierge 
Modèles 
Suivi des problèmes 
Suivi de recrutement 
À partir d'Excel 
À partir d'une li... 
Intégration des employés 
Demandes de déplacement 
9 
Itinéraire de l'événement 
Suivi de la progression des 
x 
5687156 
1649786 
5564512 
Gestionnaire de biens 
Planificateur de contenu

 

x 
Mes canaux 
Description 
Répertoire de mes canaux d équipes Teams 
Choisissez une couleur 
Choisir une icône 
Enregistrer dans 
Mes listes 
< Précédent 
Annuler

 

 

Il va falloir maintenant mettre en place les colonnes nécessaires à notre traitement

 

  • Titre : Colonne existante, va nous servir pour définir l’identité de l’équipe et du canal
  • Equipe : Colonne de type texte, avec le nom de l’équipe
  • Equipe Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant de l’équipe
  • Canal : Colonne de type texte, avec le nom du canal
  • Canal Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant du canal

 

Microsoft Lists 
Modifier en mode grille 
+ Nouveau 
Mes listes 
Mes canaux 
Titre 
IA Partager 
Equipe v 
Exporter vers Excel 
Equipe Id 
Automatiser 
Canal 
Rechercher 
Power Apps 
Canal Id 
Ajouter une colonne 
Bienvenue dans votre nouvelle liste 
Sélectionnez le bouton Nouveau pour commencer.

 

 

Cette liste, le répertoire des canaux auxquels j’ai accès, va se construire automatiquement via un flux Power Automate.  Ce flux va aussi maintenir cette liste à jour en fonction de mes appartenances et ce quotidiennement.

 

Création du flux de publication

 

o 
Power Automate 
Automatisez les tâches fastidieuses 
en créant des workflows entre vos 
applications, fichiers et données.

 

Power Automate 
Accueil 
Éléments d'action v 
Mes fl ux 
Créer 
Modèles 
Connecteurs 
+ Nouveau v Importer 
Créer à partir d'un modèle 
Créer à partir d'un modèle Visio 
+ Automatisé - à partir de zéro 
Instantané - à partir de zéro 
Planifié - à partir de zéro 
Tout nouveau flux ILI 
Processus métier, à partir de zéro

 

On va donc créer un flux Planifié, à partir de zéro

 

Créer un flux planifié 
0 
Restez facilement informé de ce qui est important : choisissez 
l'heure et la fréquence d'exécution du flux. 
Exemples : 
• Automatiser les rappels d'équipe pour envoyer des états de 
dépenses 
Sauvegarder automatiquement les données dans le stockage 
désigné à intervalles réguliers 
Nom du flux 
Répertorier mes canaux 
Exécuter ce flux 
cours 
Répéter I 
Ce flux s'exécute : 
Toutes les jour 
Ignorer 
x 
Annuler

 

Ce flux tournera tous les jours à 06h00.

 

Recurrence 
+ Nouvelle 
étape 
Enregistrer

 

La première action est de vider ma liste.

Maintenant, il faut récupérer tous les éléments de ma liste Microsoft qui doivent être supprimés.

 

Obtenir les éléments 
• Adresse du site 
• Nom de la liste 
Limiter les entrées au 
dossier 
Inclure les éléments 
imbriqués 
Requête de filtre 
Trier par 
Jusqu'au nombre 
d'échantillons 
Mes canaux 
Sélectionner un dossier ou laisser vide pour l'ensemble de la liste 
Retourner les entrées contenues dans les sous•dossiers (valeur par détau V 
Requête de filtre ODATA permettant de restreindre les entrées retournées (par 
Requête orderBy ODATA pour spécifier I 'ordre des entrées. 
Limiter les colonnes Éviter les problèmes de seuil de colonne en utilisant uniquement des cold V 
Masquer les options avancées

Je limite le nombre de résultat à 10.000, il est peu probable que vous ayez accès à 10.000 canaux Teams

 

Appliquer à chacun 
Sélectionnez un résultat à artir des éta 
value x 
Supprimer l'élément 
récédentes 
• Adresse du site 
Nom de la liste 
https//stfr6140-mysharepoint.com/personal/arnaud_mytic_eu 
Mes canaux 
Ajouter une action 
x

J’utilise une boucle pour traiter chaque élément de ma liste, pour ensuite le supprimer !

A la fin de cette boucle ma liste de canaux devrait être vide.

Il ne reste plus qu’à la reconstruire

 

J’effectue une action qui permet de lister toutes les équipes Teams auxquelles j’ai accès !

Pour chaque équipe remontée, j’effectue une boucle.

Répertorier les équipes (Préversion) 
Appliquer à chacun 2 
Sélectionnez un résultat à rtir des éta 
Liste des équlp„. x 
cèdent es 
Ajouter une action

 

Au sein de cette première boucle, j’effectue une action pour lister tous les canaux auxquels j’ai accès pour chaque équipe traitée.

Appliquer à chacun 2 
Sélectionnez un résultat à artir des éta es récédentes 
Liste des équip... x 
T Répertorier les canaux (Préversion) 
AJouter 
Appliquer à chacun 3 
Sélectionnez un résultat a rtir des ëta 
Liste de canaux x 
ecëdentes 
Ajouter une action 
une action

 

Dans cette seconde boucle, j’utilise une action SharePoint – Créer un élément

Créer un élément 
• Adresse du site 
Nom de la liste 
• Titie 
Equipe 
Equipe Id 
Canal 
Canal Id 
Mes canaux 
Équipe Nom x _ 
Canal Nom x 
Équipe Nom x 
Équipe ID X 
Canal Nom x 
Canal ID x 
Afficher les options avancées v

 

  • La colonne Titre est construire avec le nom de l’équipe suivi du nom du canal, le tout séparé par « -« 

 

Je n’ai plus qu’à sauvegarder mon flux et l’exécuter manuellement une première fois !

 

Voici le résultat de ce flux, une fois exécuté

Microsoft Lists 
+ Nouveau 
Modifier en mode grille 
Partager 
Equipe 
Exporter vers Excel 
Automatiser v 
Power Apps 
Mes listes 
Mes canaux 
Titre 
- Julie Classroom - General 
- Julie Classroom - Présences 
'PIA 2020-2021 
- General 
2PIA 2020-2021 
- Discussions 
-PIA 2020-2021 - Devoirs 
- Pl A 2020-2021 
- Mathématique 
o 
*PIA 2020-2021 
- Français 
'PIB 2020-2021 
- General 
Equipe Id 
06aaefcb-eea9-4a6e- 
ba20-983d74086933 
06aaefcb-eeag-4a6e- 
ba20-983d74086933 
Oe9adf26-e9a2-4caS- 
b3f1-6b107e040cce 
oe9adf26-e9a2-4ca5- 
De9adf26-e9a24ca5- 
b3f1-6b107e040cce 
oegadf26-ega2-4ca5- 
b3f1-6b107e040cce 
Oe9adf26-e9a2-4caS- 
b3fI -65107e040cce 
5e7e61do.05a1-4773. 
9t57Q4b9120a185c 
Canal 
General 
n ces 
General 
Discussions 
Devoirs 
Mathématique 
Français 
General 
Rechercher 
Canal Id 
19:4dcd0904740648cfa4 
458ed76e38eff8@threa 
d.tacv2 
19:a61c437f9fc0451bb9 
67248d481ec086@threa 
d. tacv2 
19:3fBdgagaf47042dOb7 
ge5e2b6052bffe@threa 
d.tacv2 
19:856Cd89197ô44feba 
1305621a397991a@thre 
ad,tacv2 
19:0547938288274419a 
dbf6d2fdea57938@thre 
ad.tacv2 
19:5c732362e84c454cbf 
4eb2a2e0967991@threa 
d. tacv2 
19:3982042c1fb74d4087 
435192f3f890Ê2@threa 
d. tacv2 
19:1837070catoe4c1387 
ccd9f1e138405t@thread 
. tacv2 
Ajouter une colonne 
Julie Classroom 
Julie Classroom 
PIA 2020-2021 
PIA 2020-2021 
PIA 2020-2021 
PIA 2020-2021 
PIA 2020-2021 
PIB 2020-2021

 

Donc tous les jours à 06H00, il va mettre à jour complètement ma liste des canaux !

 

 

Adaptation de notre liste « Publication Teams »

 

Pour rappel dans la 1ère partie de ce tutoriel, nous avions déjà créé une liste pour programmer nos publications vers le canal général de toutes les équipes auxquelles nous avions accès.

 

Mes listes 
Publications Teams 
Titre 
Message test Canaux 
Contenu 
Message test Canaux 
è destination de 
canaux cibles 
Diffusion 
02/11/2020 0900 
Traitement 
En attente 
Ajouter une colonne

 

On va y ajouter deux colonnes

  • Ciblage, une colonne de type Oui/non, valeur par défaut « Oui ».  Elle va nous permettre de savoir si le message est à destination de toutes nos équipes (Canal Général) ou à destination d’équipes et canaux ciblés.
  • Canaux, une colonne de type recherche, multi valeurs, pour identifier les équipes et canaux de destination

 

 

Remarque, il est préférable de vider votre liste avant les manipulations qui vont suivre !

Ciblage
Créer une colonne 
En savoir plus sur la création de colonnes. 
Nom 
Ciblage 
Description 
Type 
Oui/Non 
Valeur par défaut 
Oui 
Plus doptions v 
x

Canaux
Ajouter une colonne 
Une ligne de texte 
Plusieurs lignes de texte 
Emplacement 
Nombre 
Oui/Non 
Personne 
Date et heure 
Lien hypertexte 
Devise 
Image 
Plus.„ 
Afficher/masquer les colonnes

Canaux
Nom de la colonne : 
Canaux 
Le type d'informations figurant dans cette colonne est : 
C) Une seule ligne de texte 
C) Plusieurs lignes de texte 
C) Choix (menu dans lequel effectuer un choix) 
O Nombre (1 : ; 100) 
O Devise (S, É) 
C) Date et heure 
@ Recherche (informations déjà sur ce site) 
C) OuilNon (case à cocher) 
C) Personne ou groupe 
C) Lien hypertexte ou image 
C) Valeur calculée (calcul basé sur d'autres colonnes) 
C) Location 
C) Image 
C) Données externes 
C) Résultat de la tâche 
C) Métadonnées gérées 
Description : 
Exiger que cette colonne contienne des informations : 
Ooui @ Non 
Appliquer des valeurs uniques : 
Oui Non 
Obtenir des informations à partir de : 
Mes canaux 
Dans cette colonne : 
Title 
Autoriser plusieurs valeurs

Mes listes 
Publications Teams 
Titre 
Contenu v 
Diffusion 
Traitement 
Ciblage 
Canaux 
Ajouter une colonne 
Bienvenue dans votre nouvelle liste 
Sélectionnez le bouton Nouveau pour commencer.

 

Créons un message de test

 

Mes listes 
Publications Teams 
Titre 
Message de test multi canaux 
Contenu 
te sty 
dsfSD 
fSD 
Diffusion 
Traitement 
En attente 
Ciblage 
Canaux 
PIA 2020-2021 
PIA 2020-2021 
PIB 2020-2021 
PIB 2020-2021 
PIC 2020-2021 
PIC 2020-2021 
Ajouter une colonne 
- General 
- Mathém 
• Discussic 
- General 
- Discussic 
- General

Vous avez pu remarquer, que vous avez eu l’occasion de choisir plusieurs canaux de destination

Si la colonne ciblage est « True », on publie sur les canaux ciblés, si « False » on publie sur le canal général de toutes les équipes.

 

 

 

Adaptation de notre flux de publication

 

Dans son état actuel, notre flux est dans l’état suivant