Organisation d’un Job Day
Mon établissement scolaire soucieux de l’avenir professionnel de ses étudiants en fin de cycle, organise annuellement un Job Day. Cet évènement permet à nos étudiants de rencontrer directement les entreprises succeptibles de leurs offrire un avenir professionnel.
Voici mon cadre de travaille pour l’organisation de mon évènement
– Les entreprises doivent introduire une demande de participation via un formulaire en ligne
– Chaque demande de participation doit faire l’objet d’une validation afin de confirmer la participation de l’entreprise
– Le nombre d’entreprises participantes est limité à 50
– Les demandes introduites, une fois la limite atteinte, sont mises en attente
– Je dois valider ou refuser les demandes des entreprises
Formulaire Microsoft Forms
Ce formulaire doit être accessible publiquement.
A vous de rendre se formulaire disponible aux entreprises, soit via un lien sur votre
page FB, soit via un lien sur votre site web, une publication linkedin, ou tout
autre moyen.
Dans les paramètres du formulaire, il serait judicieu de définir des date de début et
de fin.
Microsoft List - Demandes de participation des entreprises
Pour gérer les demandes de participations, je vais utiliser une Microsoft List qui sera mise à jour chaque fois qu’une demande de participation sera introduite depuis mon formulaire.
Je vais donc créer une nouvelle liste ‘Vierge’
Je vais rennomer la colonne ‘Titre’ en ‘Entreprise’
Je vais y ajouter des colonnes de type ‘Texte’
– Secteur (Ligne de texte)
– Description (Plusieurs lignes)
– Contact (Ligne de texte)
– Email (Ligne de texte)
Je vais y ajouter une colonne de type ‘Choix’
Je vais afficher la colonne ‘Créé’
Voici à quoi ressemble ma liste au final
Maintenant que le formulaire est prêt, que ma liste est prête aussi, il faut faire le lien entre les deux.
Nous allons donc mettre en place 3 flux Power Automate
– Job Day – Registration : Mise à jour de la liste avec chaque nouvelle demande de participation faite via le formulaire
– Job Day – Validation : Validation d’une demande de participation
– Job Day – Rejet : Rejet d’une demande de participation
Power Automate
Job-Day – Registration : Création d’un flux automatisé
Remarque : Si Power Automate vous propose d’utiliser le ‘Nouveau Concepteur’, je vous invite à rester ou à revenir sur le concerpteur ‘Classique’ pour le moment.
Surtout n’hésitez pas à enregistrer votre flux à chaque étape de sa mise en place, cela évite les mauvaises surprises.
On sélectionne le formulaire Forms qui est utilisé pour les demandes de participations
Ensuite on vient ajouter une nouvelle action ‘Forms’
On va ajouter une nouvelle action de type ‘Variable’
Nom : Maximum
Type : Entier
Valeur : 50 (nombre maximum d’entreprise participante)
On ajoute une action de type ‘SharePoint’
Le premier élément à fournir est l’adresse du site où se situe ma liste, celle-ci est dans mon espace personnel
Je peux maintenant sélectionner ma liste
Ma requête : Etat eq ‘Validé’
On ajoute une action de type ‘Condition’
On va définir la valeur de notre condition. Ici j’ai besoin de connaitre le nombre d’élément retournés par mon action ‘Obtenir les éléments’. Ce qui se traduit par une expression : length(outputs(‘Obtenir_les_éléments’)?[‘body/value’])
On va adapter l’opérateur de comparaison par ‘est supérieur ou égal à’
La valeur de comparaison sera notre varaible qui détermine le nombre maximum d’entreprises participantes.
En résumé, au moment où une nouvelle demande est introduite, si le nombre maximum d’entreprise est déjà atteint, ma condition est vrai, sinon elle est fausse. Donc en fonction de la situation, soit la nouvelle demande est mise en attente, soit elle est mise à non traitée afin d’être validée ou non.
Dans le cas ‘Oui’, le nombre maximum d’entreprises participantes est atteint
On ajoute une action Sharepoint ‘Créer un élément’
On fait correspondre les colonnes de notre liste Job Day 2024 avec les champs de notre formulaire Forms.
On définie la valeur de la colonne ‘Etat’ à ‘En attente’
Ensuite on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ pour envoyer un courrier à la personne renseignée dans le formulaire.
Dans le cas ‘Non’, le nombre maximum d’entreprises participantes n’est pas atteint
On va refaire exactement la même chose.
– Créer un élément SharePoint
– Envoyer une courrier Outlook
La création de l’élément SharePoint
L’envoi du courrier Outlook
Voilà à quoi doit ressembler votre flux concernant le traitement de cette condition
Il nous reste plus qu’à envoyer une notification à moi-même, afin que je sois informé lorsqu’une entreprise à complété mon formulaire. Donc on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ comme dernière étape du flux
Nous allons maintenant enregistrer le flux une dernière fois.
Je vous invite à adapter la variable ‘Maximum’ dans votre flux à 2 ou 3 pour effectuer vos tests.
Compléter votre formulaire avec 3 ou 4 demandes, et voir comment tout cela se comporte.
Maintenant que notre liste de demandes de participations au Job Day se complète, il faut pouvoir traiter les demandes introduites. Soit les validers, soit les rejeter.
On va pour cela mettre en place 2 nouveaux flux, 1 pour la validation et 1 pour le rejet
Job-Day – Validation : Création d’un flux instantané
On va mettre à jour l’état de l’élément, la demande
Ensuite on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ pour notifier l’entreprise que sa paraticipation est confirmée.
Ne pas oublier d’enregistrer le flux
Job-Day – Rejet : Création d’un flux instantané
On refait les mêmes étapes que pour le flux précédent.
Pour traiter une demande de participation, il suffit d’exécuter manuellement un des deux flux 
Je peux donc exécuter soit le flux ‘Job Day 2024 – Rejet’, soit le flux ‘Job Day 2024 – Validation’
Si j’exécute le flux de validation, au bout de quelques secondes, j’ai ceci
Voici les courriers envoyés au contact de l’entreprise.
Lors du remplissage du formulaire par l’entreprise
Lors de la confirmation de la participation
Lors du remplissage du formulaire par une entreprise alors que mon quota maximum de participant est atteint.
Lors du rejet d’une demande de participation
Après avoir terminer tous vos tests, n’oubliez pas d’adapter la variable ‘Maximum’ dans le flux ‘Job Day – Registration’ avec la valeur réelle qui vous convient. En espérant que cet exemple sera une source d’inspiration pour le traitement de vos formulaires Microsoft Forms