Réservation des équipements


Si vous avez des équipements (tablettes, projecteurs, PC portables, tableaux interactifs,etc.. ) que plusieurs personnes peuvent utiliser, vous devez mettre au point une méthode de réservation de ces ressources pour tout le monde. Il est recommandé de créer une boîte aux lettres d’équipement dans Microsoft 365 pour chaque élément.

Création d'un équipement

Dans la console d’administration 365, vous trouvez un menu Ressources -> Salles et équipements

Il va falloir compléter au minimum les éléments suivants
– Nom
– Adresse mail

Ici un tableau interactif, TBI-0001

Options de réservation

Après la création de mon équipement, je peux adapter les options de réservation.

Je n’accepte pas les réservation répétitives !
J’impose une limite de réservation à 30 jours maximum et pour une durée maximum de 24 heures.
Les demandes de réservation sont automatiquement acceptées !

Si les demandes ne sont pas acceptées automatiquement, il faudra désigner les personnes qui doivent valider les demandes de réservation.

Réservation d'un équipement

Pour réserver un équipement, cela se fera au travers d’Outlook et mon calendrier personnel.  Je vais devoir créer un évènement, pour une période donnée, et y inviter mon équipement !

Je valide ma réservation, et si tout se passe correctement, je reçois un courrier de confirmation !

Conflit dans les réservations

Si moi ou un autre collègue, tente de réserver le même équipement, soit aux mêmes heures, soit sur des périodes qui se chevauchent, nous aurons un conflit de réservation.

Outlook m’affiche les disponibilités suggérées, et me dit que pour la période souhaitée, il existe une indisponibilité !  Mais je peux tenter de valider ma réservation tout de même. Je reçois alors un courrier me signalant que ma demande de réservation a été refusée.


Consulter les réservations faites pour un équipement

Une ressource de type équipement est en définitif une boite mail partagée qui possède son propre calendrier.  Donc dans Outlook, je peux visualiser le calendrier d’un équipement ou d’un autre.

Je peux maintenant consulter les réservations faites pour mon tableau interactif, mais je ne sais pas qui a fait les différentes réservations.

Consulter le détail des réservations des équipements

Pour la bonne fluidité des réservations des équipements, il faudra désigner un ou plusieurs préposés à la gestion des réservations. On parlera ici de délégués !!

Pour le moment, je n’ai pas de délégués sur mon équipement TBI-0001  Je vais donc m’ajouter comme délégué sur cette ressource.