Réservation des équipements
Si vous avez des équipements (tablettes, projecteurs, PC portables, tableaux interactifs,etc.. ) que plusieurs personnes peuvent utiliser, vous devez mettre au point une méthode de réservation de ces ressources pour tout le monde. Il est recommandé de créer une boîte aux lettres d’équipement dans Microsoft 365 pour chaque élément.
Création d'un équipement
Dans la console d’administration 365, vous trouvez un menu Ressources -> Salles et équipements
Il va falloir compléter au minimum les éléments suivants
– Nom
– Adresse mail
Ici un tableau interactif, TBI-0001
Options de réservation
Après la création de mon équipement, je peux adapter les options de réservation.
Je n’accepte pas les réservation répétitives !
J’impose une limite de réservation à 30 jours maximum et pour une durée maximum de 24 heures.
Les demandes de réservation sont automatiquement acceptées !
Si les demandes ne sont pas acceptées automatiquement, il faudra désigner les personnes qui doivent valider les demandes de réservation.
Réservation d'un équipement
Pour réserver un équipement, cela se fera au travers d’Outlook et mon calendrier personnel. Je vais devoir créer un évènement, pour une période donnée, et y inviter mon équipement !
Je valide ma réservation, et si tout se passe correctement, je reçois un courrier de confirmation !
Conflit dans les réservations
Si moi ou un autre collègue, tente de réserver le même équipement, soit aux mêmes heures, soit sur des périodes qui se chevauchent, nous aurons un conflit de réservation.
Outlook m’affiche les disponibilités suggérées, et me dit que pour la période souhaitée, il existe une indisponibilité ! Mais je peux tenter de valider ma réservation tout de même. Je reçois alors un courrier me signalant que ma demande de réservation a été refusée.
Consulter les réservations faites pour un équipement
Une ressource de type équipement est en définitif une boite mail partagée qui possède son propre calendrier. Donc dans Outlook, je peux visualiser le calendrier d’un équipement ou d’un autre.
Je peux maintenant consulter les réservations faites pour mon tableau interactif, mais je ne sais pas qui a fait les différentes réservations.
Consulter le détail des réservations des équipements
Pour la bonne fluidité des réservations des équipements, il faudra désigner un ou plusieurs préposés à la gestion des réservations. On parlera ici de délégués !!
Pour le moment, je n’ai pas de délégués sur mon équipement TBI-0001 Je vais donc m’ajouter comme délégué sur cette ressource.
Maintenant, si je consulte l’agenda de mon tableau interactif, je peux voir le détail des réservations
Et je peux aussi, annuler la réservation faite, afin de libérer la ressource.
Adapter le sujet des réservations
Lorsque je réserve un équipement, dans l’évènement que j’ai créé, j’ai déterminé un sujet. Ce sujet ne se retrouve pas dans l’agenda de mon équipement. Pour que le sujet initial de ma réservation soit retranscrit dans l’agenda de mon équipement, je vais devoir passer par un petit script PowerShell qui tient en deux lignes.
Connect-ExchangeOnline
Set-CalendarProcessing -Identity "TBI-0001@teamy-edu.be" -AddOrganizerToSubject $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false
Limiter la réservation d'équipements
L’objectif ici est que toutes les demandes de réservation soient approuvées automatiquement, mais on va déterminer qui a le droit d’introduire une demande de réservation.
Il va falloir d’abord créer un groupe de distribution, et y mettre toutes les personnes autorisées à effectuer une réservation de mon tableau interactif.
J’ai donc un groupe de distribution ‘Réservation des équipements’, dont les membres sont le personnel administratif et les enseignants.
L’adresse mail de ce groupe est ‘ReservationsRessources@teamy-edu.be’
Avec un script PowerShell, nous allons donc limiter la réservation de mon TBI aux membres de ce groupe de distribution.
Connect-ExchangeOnline
Set-CalendarProcessing -Identity "TBI-0001@teamy-edu.be" -AutomateProcessing AutoAccept -BookInPolicy "ReservationsRessources@teamy-edu.be" -AllBookInPolicy $false
A partir de maintenant, si un utilisateur non autorisé essaie de réserver cet équipement, voici l’expérience qu’il va connaitre !
Sa demande a été refusée, car il n’est pas autorisé à réserver cette ressource.
Voilà un tour complet des possibilités qu’offre Microsoft 365 pour la gestion et la réservation des équipements. La réservation des salles de réunions est sensiblement identique sur certains points.
Mais il y a d’autres éléments à prendre en compte, comme la notion de ‘Building’ et d’emplacements des salles de réunions.
Bonjour,
Je voudrais savoir comment lister les différents éléments et rendre cette liste disponible aux enseignants, pour qu’ils puissent réserver le TBI, salles, etc
Merci