Organiser un wébinaire via Teams

Sans nul doute, vous utilisez toutes et tous les réunions Teams pour organiser vos réunions distancielles entre collègues, et aussi vos cours en distanciel avec vos élèves. Mais connaissez-vous le mode « Webinaire » dans Teams ?

Pour rappel, une réunion Teams est un évènement public. Le lien d’accès à la salle de réunion virtuelle est anonyme, quiconque a en sa possession ce lien, peut joindre votre réunion. En fonction des paramètres de la réunion, les participants seront mis en salle d’attente ou non.

Pour ceux qui ont la chance d’avoir des licences de type A3 ou A5, depuis ce mois de Mai 2021, nous avons une nouvelle fonctionnalité dans Teams, qui permet d’organiser des Webinaires.

Depuis le calendrier de Teams, il suffit depuis le bouton « Nouvelle Réunion » de sélectionner le mode « Webinaire »

Que sont les webinaires ?

Les webinaires sont des réunions structurées où les présentateurs et les participants ont des rôles clairs et définis, souvent utilisés à des fins de formation, de présentations marketing, de communication en masse.

Après avoir mis en place des webinaires dans votre organisation, vos utilisateurs peuvent planifier des webinaires et ouvrir l’inscription aux participants. Contrairement aux réunions traditionnelles qui incluent de nombreuses discussions et l’affectation de tâches, les webinaires sont destinés aux présentations interactives.

Attention, que le wébinaire reste une réunion de type Teams, donc accessible à n’importe qui connaissant l’adresse pour joindre l’évènement.

Gérer les inscriptions

Aucun : Aucune inscription n’est requise pour participer au wébinaire

Pour les personnes de l’organisation : Les inscriptions sont réservées aux utilisateurs de votre structure

Pour tout le monde : Les inscriptions sont obligatoires pour tous, internes comme externes

Si une inscription est requise, dans l’invitation vous allez pouvoir inclure uniquement les présentateurs du wébinaire, qui eux n’auront pas besoin de s’inscrire.

Formulaire d’inscription

Vous pouvez adapter le formulaire d’inscription à votre convenance

• Adapter l’image de la bannière du formulaire d’inscription
• Définir les détails de l’évènement
• Adapter les champs d’inscription, qui par défaut sont Prénom, Nom et adresse mail
• Compléter la liste des intervenants et leur biographie

Les intervenants

Les données d’inscription

Après la sauvegarde du wébinaire et du formulaire, vous pouvez avoir une prévue, et partager le lien du formulaire

A l’inscription, le participant reçoit un courrier

Récupérer la liste des inscriptions

Contrôler le wébinaire

En tant que présentateur de l’évènement vous avez le contrôle sur vos participants

• Désactiver tous les micros de tous les participants
• Autoriser ou non le micro du participant
• Autorise ou non la caméra du participant
• Désigner un participant comme présentateur

Conclusion

Le mode Wébinaire permet surtout d’avoir une vue sur les participants attendus à votre évènement avant que celui-ci ait lieu.

Il va vous permettre aussi de récolter des informations sur vos participants que vous pourrez utiliser à des fins de suivi et d’actions post évènement.

Mais ce type d’évènement ne limite en rien l’accès à votre wébinaire, un participant pourra récupérer le lien de participation et le transférer à d’autres personnes qui ne seront pas passées par la case « Inscription »