Prendre les présences dans Teams Education


Prendre les présences dans une classe, un geste simple, mais qui devient compliqué lorsqu’on veut s’aider d’un outil numérique. Une feuille Excel pourrait déjà être très utile, mais à l’usage peu pratique. Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser Teams au sein de vos établissements et classes.

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L’approche proposée n’est pas une solution absolue. Elle est relativement bien adaptée pour les classes du primaire, car les enfants sont très souvent rattaché à une seule classe (équipe) Teams. Mais cette solution peut servir de piste, et être adaptées en fonction de votre situation.

1ère étape : Mise en place d’une liste « Microsoft Lists »

Avoir une équipe (si possible de type classe) à disposition

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Ici une classe de primaire, 3eme année, avec 6 élèves !

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Mon objectif est de fournir un nouvel onglet dans le canal « Général » de cette équipe, pour que les enseignants puissent prendre les présences des élèves de cette classe.

Pour l’exemple, le pars du principe, que ces présences sont prise 2 fois par jours, en matinée et en après-midi.

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J’ajoute donc un onglet, pour inclure une liste (Microsoft Lists), nouveauté qui a été déployée en Aout 2020.

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On click sur « Enreigstrer » pour ajouter l’onglet

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On part donc sur la création d’une nouvelle liste

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Plusieurs modèles de listes existent, mais nous allons créer notre propre liste, en faisant donc le choix d’une liste « Vierge »

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Lorsque la liste est créée, on va y ajouter des colonnes.

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Une colonne de type Date/Heure

  • Nom de la colonne : Date
  • Utilisateur de l’heure : Non

Une colonne de type Oui/Non

  • Nom de la colonne : Matin
  • Valeur par défaut : Non

Une colonne de type Oui/Non

  • Nom de la colonne : Après-midi
  • Valeur par défaut : Non

Je vais aussi renommer la colonne Titre en « Elève »

Et donc obtenir ceci

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Si je teste la création d’un élément,

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Pour donner plus de confort à mon enseignant, qui doit prendre les présences, je ne veux pas qu’il introduise les présences élèves par élèves tous les jours. Il doit juste pouvoir adapter la notion de présence (Matin et Après-midi) pour les élèves de sa classe. Donc nous allons automatiser une partie du processus via Power Automate.

2ème étape : Power Automate

Ici vous devez avoir, quelques notions de Power Automate, pour cette étape. Mais rien de bien compliqué

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Je vais donc créer un nouveau flux, sur base d’un flux « planifié »

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Paramètres du flux :

  • Démarre à 06h00
  • Répétition : 1x Jour

La première chose à faire, est de récupérer les membres de ma classe. Attention, que cette notion de membres inclue aussi le ou les professeurs. Il faudra encore que je cherche pour n’obtenir que les élèves.

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J’utilise les outils « Groupes Office 365 », et l’opération « Répertorier les membres du groupe »

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Je sélectionne ma classe « P3F – 2020 – 2021 »

Ensuite un élément de contrôle, « Appliquer à chacun » pour effectuer une boucle

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Je vais utiliser « Messagerie » pour identifier les comptes utilisateurs de mon équipe (classe)

Il se peut que Power Automate, dérappe un peu, en mettant deux boucles imbriquées

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Il suffit de supprimer la boucle interne.

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J’ajoute une action, de type SharePoint, au sein de ma boucle

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« Créer un élément »

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Il va falloir introduire l’adresse « SharePoint » de votre équipe (classe). Ensuite choisir la liste souhaitée (Présences)

Pour le titre : J’utilise le nom d’affichage de mes membres (Nom Complet)

Pour la date : J’introduis une expression : utcNow() qui renvoit la date du jour (et l’heure dont on a pas besoin)

Pour Matin et Après-midi : je laisse les valeurs par défaut (Non)

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Surtout ne pas oublier d’enregistrer le flux !

Le flux tournera demain à 06h00, mais je peux l’exécuter dès maintenant pour la date du jour, en lançant un test

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Si j’ouvre ma liste sous SharePoint, je retrouve ceci

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Dans Teams, voici le résultat

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Si je click sur un élève

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Je peux adapter les valeurs pour « Matin » et « Après-midi »

Ou passer en modification rapide

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Pour éditer les présences de tous mes élèves en une interface.

3ème étape : Adaptation SharePoint

Si je laisse en l’état ma solution, je vais rencontrer quelques problèmes.

  • Dans Teams, les présences affichées ne seront pas que celle du jour, mais aussi des jours précédents
  • Ma liste SharePoint « Présences » est consultable et modifiable par tous mes élèves

Nous allons donc créer une vue, qui n’affiche que les présences du jours, et faire en sorte qu’elle soit la vue par défaut.

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Je vais donc d’abord « Enregistrer l’affichage » actuel sous un autre nom

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Ensuite modifier l’affichage « Présences du jour » pour en faire la vue par défaut.

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Puis mettre un filtre sur le champ « Date »

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Date est égale à [Aujourd’hui], ainsi cette vue n’affichera que les présences à prendre pour la date du jour.

On enregistre la vue

Il nous reste à configurer les permissions sur cette liste, pour en assurer un usage exclusif aux propriétaires de ma classe, donc aux enseignants.

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On ouvre les « paramètres de la liste »

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Pour ensuite, gérer les autorisations (Autorisation pour le composant : liste)

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Première chose à faire, couper l’héritage sur les permissions (Arrêter l’héritage des autorisations)

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Ensuite, sélectionner les groupes de sécurité SharePoint « Membres » et « Visiteurs »

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Pour enfin supprimer les autorisations pour ces deux groupes.

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A partir de maintenant, cette liste est à l’usage exclusif des enseignants de la classe

Conclusion

Voilà une approche, que je trouve intéressante, pour exploiter la nouvelle fonctionnalité Microsoft Lists. Certes il faut quelques compétences SharePoint et Power Automate, mais le résultat est assez intéressant, quoique perfectible.

Merci de votre lecture, en espérant que cela vous inspire !

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Joël H.
Joël H.
9 septembre 2020 22 h 09 min

Merci pour la démonstration très claire. Je pensait qu’il serait simple de partir sur ca création d’une feuille de calcul Excel implémentée dans un canal Teams, si du moins cela peut se faire aisément que de partir sur une logique de de flux croisés, plus compliqués à gérer.